La lucarne de l’entreprise, celle qui recueille, filtre, organise, qui est à la fois le premier contact et le dernier maillon de la chaîne, c’est bien souvent la secrétaire. Dans l’ombre, elle travaille pourtant au cœur de la lumière, au centre de tous les enjeux. Qu’est-ce qui fait de la secrétaire un pilier essentiel dans la gestion administrative et le bon fonctionnement des entreprises ? Quels sont les rôles, missions et compétences requises pour exercer ce métier ? Quelle est la formation nécessaire pour devenir secrétaire ? Quels sont les débouchés et le salaire attendu pour ce poste ? Nous vous invitons à un voyage au cœur du métier de secrétaire.
Le métier de secrétaire : une pierre angulaire de l’entreprise.
Le métier de secrétaire est souvent caricaturé, réduit à une image d’Epinal du métier de secrétaire. Mais au-delà de l’image, c’est un rôle central, un point névralgique des entreprises.
On pourrait définir la secrétaire comme celle qui veille au bon déroulement de la vie de l’entreprise, celle qui assure le lien entre ses différentes composantes, qui facilite la communication et permet ainsi à la machine de bien fonctionner. Ses tâches administratives sont diverses : accueil, standard téléphonique, gestion du courrier, organisation de réunions, gestion des agendas, réalisation de documents divers, gestion des stocks de fournitures…
Les compétences requises pour ce métier.
Pour exercer le métier de secrétaire, il y a un certain nombre de compétences à avoir. Tout d’abord, la maîtrise des outils informatiques est indispensable. Excel, Word, PowerPoint, Outlook n’ont pas de secrets pour elle. Les logiciels de comptabilité, de gestion commerciale ou de gestion de projets font également partie de son arsenal.
La secrétaire doit aussi avoir une excellente capacité d’organisation, être multitâche, savoir anticiper et être capable de gérer les priorités. Elle doit faire preuve d’une grande rigueur, être discrète et respecter la confidentialité des informations qu’elle manie. Elle doit également avoir d’excellentes compétences en communication, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral.
La formation pour devenir secrétaire.
Pour devenir secrétaire, il n’y a pas de voie unique. Cependant, il existe des formations spécifiques, comme le bac pro gestion-administration, le BTS support à l’action managériale ou le DUT carrières juridiques. Ces formations sont accessibles après la troisième ou après le bac et permettent d’acquérir les compétences nécessaires pour exercer ce métier.
La formation secrétaire comprend l’apprentissage des outils informatiques, des techniques de communication, de l’organisation de l’entreprise, de la gestion administrative et commerciale, du droit, de la comptabilité, des ressources humaines…
La situation de l’emploi et le salaire d’une secrétaire.
Dans un monde où l’information et la communication sont devenues primordiales, le métier de secrétaire a toute sa place. Les secrétaires sont recherchées dans toutes les entreprises, quels que soient leur secteur d’activité et leur taille. Les offres pour ce type de poste sont donc nombreuses.
Le salaire d’une secrétaire varie en fonction de l’expérience, de la taille de l’entreprise, du secteur d’activité… Selon l’INSEE, en 2023, le salaire moyen d’une secrétaire en France est d’environ 1 800 euros nets par mois.
Ainsi, le métier de secrétaire est un poste clé dans la gestion administrative d’une entreprise. Il nécessite de nombreuses compétences et une formation adéquate. Le marché de l’emploi est dynamique pour ce type de poste et le salaire est intéressant. Nul doute que la secrétaire est l’un des piliers de l’entreprise, un rôle souvent sous-estimé mais pourtant essentiel pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Faire le choix d’être secrétaire, c’est faire le choix d’un métier riche, varié et indispensable pour l’entreprise.