De nos jours, avec l’avènement des entreprises 2.0 sur le marché, la communication est devenue indispensable pour ne pas dire primordiale entre les différents départements d’une organisation. De ce fait, le partage de fichiers est devenu essentiel. Mais à quoi le partage de fichiers sert-il vraiment ? Pourquoi est-il tant apprécié des entreprises ? Focus sur les avantages de cet outil astucieux.
Le partage de fichiers, c’est quoi ?
Compte tenu du succès grandissant de cette activité, de plus en plus nombreuses sont les entreprises qui se lancent sur ce marché prometteur. Le partage de documents en ligne est, comme son nom l’indique, une solution consistant à gérer, partager et échanger des documents à distance. Ces données numériques peuvent être, par exemple, des documents textes, tableurs, des photos, des vidéos, etc…
D’abord utilisées pour contourner la limitation de taille des fichiers imposée par les boites mails, les solutions de partages de fichiers pour les entreprises leur permettent, entre autre, de donner accès à certains documents à ses clients, collaborateurs ou bien ses partenaires. Cette technique consiste donc à centraliser et partager vos documents avec les personnes souhaitées.
Un autre avantage que procure cette solution ingénieuse : sa compatibilité avec les différents systèmes d’exploitation et les différents supports. Ainsi, que vous soyez sur ordinateur ou sur mobile, avec un système d’exploitation IOS ou Windows/Android, vous aurez toujours accès à vos données.
Le partage de fichiers, pour qui ?
Le partage de fichiers est une solution pratique qui s’adapte à tout type de profil. Que vous soyez un particulier ou un entrepreneur, de profession libérale ou travailleur indépendant, une association ou bien un professionnel du secteur public, le partage de fichiers est tout à fait possible !
Le partage de fichiers, solution sécurisée pour mes données ?
Vous voilà presque convaincu de l’efficacité du partage de fichiers, mais voilà, votre inquiétude se porte sur la sécurisation de vos données. Pas de panique, voici les explications ! Vous n’avez tout simplement rien à craindre pour vos données. Chaque système de partage de fichiers est sécurisé par des codes d’accès que vous choisissez et que vous seul (ou votre équipe) connaissez. Pour ce qui concerne les systèmes de partage avec les clients, ils auront uniquement accès aux fichiers pour lesquels vous leur aurez délivré une autorisation, un accès spécifique. Autrement dit, vous ne courez aucun risque, et cela, de nombreuses entreprises l’ont bien compris !
Le partage de fichiers en Cloud vs réseau interne d’entreprise
De nombreuses entreprises utilisent un réseau interne pour partager des documents. Ces réseaux sont généralement mis en place et administrés par un prestataire de type SSII ou un département technique interne (DSI). Ils s’appuient sur des serveurs internes à l’entreprise qu’il faut maintenir et mettre à jour. Les réseaux internes, qui sont restés longtemps la seule alternative pour échanger des fichiers de façon sécurisée, sont donc significativement plus couteux à maintenir qu’un équivalent Cloud.
Concernant la dimension fonctionnelle, des différences majeures existent entre une solution de partage de fichiers « Cloud » et un réseau interne.
Voici un tableau qui résume les différences principales entre les deux solutions.
| Principales fonctionnalités | Partage de fichiers « Cloud » | Réseaux internes |
| Partage de fichiers | Oui | Oui |
| Gestion des droits d’accès | Utilisable par les opérationnels | Nécessite une DSI |
| Gestion de versions | Oui | Non |
| Commentaires de documents | Oui | Non |
| Accès en mobilité | Oui | Complexe (nécessite un VPN) |
| Partage avec un externe | Oui | Non |
| Workflow de validation | Oui | Non |
| Accès hors ligne | Oui | Non |
Les solutions modernes de partage de fichiers se détachent donc nettement d’un point de vue strictement fonctionnel des solutions classiques de réseaux internes.
Pour conclure…
Pour récapituler, vous savez désormais que le partage de fichiers est une solution astucieuse qui s’avère extrêmement pratique pour les entreprises qui souhaitent avoir accès à leurs données à tout moment et quel que soit l’endroit. Vous savez également que l’accès à vos données est sécurisé. N’hésitez pas à nous faire part de vos avis !
Bien sûr que le partage de fichiers est un réel plus pour l’entreprise! Quand on voit le temps que cela c’est gagner, il n’y a pas de doute. D’ailleurs, que ce soit les solutions en interne (plus chez les grands groupes) ou les solutions en ligne, il existe à présent une réelle réponse pour partager des fichiers et surtout y accéder à tout moment et de partout. De plus, quand cela n’est pas gratuit, cela ne coûte pas grand-chose. Au sein de ma propre entreprise, nous avons mis en place de telles solutions depuis quelques années et le confort de travail s’en ressent énormément
Oui, Le partage de fichiers est primordial pour les professionnels et trouver le bon service n’est pourtant pas chose aisé. Pour choisir un service, il ne faut pas considérer que la capacité de stockage mais surtout vérifier le niveau de sécurité et le coût par utilisateur.