Le séminaire d’entreprise est un excellent outil pour favoriser la cohésion de vos collaborateurs et le travail d’équipe. Ce type d’événement exige une organisation rigoureuse, depuis l’objectif de la manifestation au choix du lieu. Profiter des services d’un venue finder facilite grandement sa planification. Découvrez en quoi consiste le venue finding et ses avantages.
Qu’est-ce qu’un venue finder ?
Pour l’expliquer simplement, un venue finder est un spécialiste de l’événementiel. Son métier est de faciliter la recherche de lieux de séminaires aux entreprises et aux organisateurs événementiels, en proposant une sélection d’hôtels et de salles de location potentiels. Il collabore généralement avec le service marketing d’une société ou une agence événementielle chargée d’organiser un séminaire d’entreprise.
Un venue finder vous aide notamment à trouver rapidement un lieu pour tenir une conférence, un colloque, un repas d’affaires, un congrès, ou encore une formation destinée à vos salariés. Pour ce faire, il propose un guide des espaces adaptés à tous les types de manifestations professionnelles. Il dispose d’un vaste carnet d’adresses qui regroupe des établissements situés à proximité de votre entreprise et dans d’autres départements.
Son catalogue en ligne comprend aussi bien des salles de réception et des centres d’affaires, mais aussi des lieux atypiques comme les châteaux, les fermes et les péniches. Cela vous intéresse ? Contactez un venue finder pour organiser votre séminaire.
Organiser un séminaire à moindre coût
La location de salles représente un poste important d’un budget événementiel. Le venue finding permet d’affiner vos recherches en tenant compte de vos besoins et de vos préférences en matière de lieu de séminaire. Vous avez la possibilité de rechercher un espace directement sur le site d’un venue finder.
Ce service est entièrement gratuit, ce qui vous permet de faire des économies sur l’organisation de votre séminaire. En quelques clics, vous obtenez une liste de lieux correspondant à vos critères de choix. Vous pouvez choisir une salle en fonction de sa localisation, du type d’établissement, ou la possibilité d’un hébergement sur place pour vos collaborateurs, par exemple. Vous pouvez vérifier directement la disponibilité du lieu qui vous intéresse depuis le site de votre venue finder. Si vous le souhaitez, ce dernier peut négocier les tarifs avec les établissements.
Quelles sont les infos à fournir à votre « venue finder » ?
La recherche d’une salle de séminaire via un venue finder répond à un cahier de charges précis. Pour être sûr de trouver le lieu qui vous convient, vous devrez indiquer la nature et les objectifs de l’événement que vous prévoyez d’organiser, la localisation et votre budget. Précisez également le nombre de participants et la durée du séminaire. Les venue finder collaborent souvent avec un organisateur d’événement professionnel.
Ces prestations sont souvent offertes. Dans ce cas, vous devrez informer votre venue finder de vos besoins concernant la logistique comme la réservation du lieu, des hébergements éventuels et le transport des participants. Il vous dédiera un chef de projet pour vous accompagner tout au long de l’organisation. Il vous soumettra les options de lieux les plus pertinents en fonction en se basant sur votre cahier de charges.