Le tampon d’entreprise, connu également sous le nom de cachet d’entreprise, est un outil utilisé par une société pour apposer son sceau sur un document administratif.

Bien qu’il soit facultatif, il est généralement utilisé par la majeure partie des sociétés pour le mettre sur une facture, un devis estimatif, etc. Mais alors, que devez-vous savoir sur ces tampons d’entreprise avant d’en acquérir un ? On vous dit tout.

tampon entreprise

Qu’est-ce qu’un tampon d’entreprise ?

Comme mentionné précédemment, le tampon d’entreprise est un sceau utilisé par celle-ci. Ce cachet est utilisé comme une marque distinctive et originale propre à une société. Le cachet est donc un sceau de reconnaissance permettant d’identifier l’origine d’un document.

Où peut-on trouver un cachet d’entreprise ?

Une entreprise qui décide de confectionner son cachet possède plusieurs possibilités. Elle peut légalement passer une commande auprès d’un professionnel. Le plus facile est de consulter des sites en ligne qui proposent divers modèles et des modèles personnalisables. Vous pouvez consulter Otypo pour découvrir leur meilleure conception et demander des devis pour connaître leur prix.

Vous avez divers choix de matières qui sont proposés et vous pouvez trouver celui qui est à votre goût ou celui qui reflète le mieux son utilisation.

Quelles informations mettre sur un cachet d’entreprise ?

De manière générale, le cachet comporte les informations légales de l’entreprise. Pour un usage externe, les coordonnées doivent inclure :

  • Le nom de la société
  • L’adresse du siège social
  • La forme juridique
  • Le capital social
  • Le RCS et le numéro SIRET
  • La TVA intracommunautaire
  • Les numéros d’identification
  • Les coordonnées du contact

Pour un usage interne, il renseigne souvent sur la fonction du titulaire et son nom. La plupart du personnel-cadre en dispose. Par exemple, vous pouvez voir le nom du gérant, son occupation et ses coordonnées.

Pour les auto entrepreneurs, il inclut :

  • La dénomination sociale
  • L’adresse du siège social
  • Le numéro SIRET de l’entreprise

À part les mentions obligatoires pour chaque entreprise, il est possible d’avoir des mentions annexes. Vous avez notamment les sociétés basées à l’étranger qui ont besoin d’un numéro d’immatriculation dans l’État où se trouve le siège social par exemple. Divers cas se présentent aussi comme pour la location-gérance, le mandataire gérant ou pour un contrat d’appui, qui nécessitent des informations supplémentaires.

Il est à noter que ces informations seules n’ont aucune valeur juridique. Elles aident simplement son destinataire à lire les mêmes informations parfois inscrites dans l’en-tête du document officiel. C’est uniquement lorsqu’il est accompagné d’une signature qu’il prend de la valeur.

Quels sont les avantages de l’utilisation d’un cachet d’entreprise ?

Vous pouvez utiliser un cachet d’entreprise pour diverses raisons. D’abord il y a la facilitation de votre travail si celui-ci nécessite l’insertion d’informations répétitives. Prenez l’exemple d’une entreprise qui doit émettre plusieurs factures dans une journée. Elle doit à chaque fois inscrire et réinscrire les mêmes informations pour chaque facture. Vous imaginez le travail que cela nécessite si le tout doit se faire à la main ? Cela peut devenir source de fatigue et de stress pour l’employé. C’est là que le tampon prend tout son sens pour des raisons de praticité.

L’utilisation du cachet peut aussi donner plus de crédibilité à une entreprise. En effet, il donne un aspect plus professionnel contrairement à des inscriptions manuscrites. La vue du tampon sur un papier administratif, une facture ou un autre document officiel possède déjà un effet psychologique sur son destinataire. Les partenaires préfèrent collaborer avec une entreprise en qui ils peuvent faire confiance et le tampon peut y jouer un rôle important pour une première impression.

Comment choisir son tampon d’entreprise ?

Compter le nombre de lignes à insérer

Avant de penser à concevoir votre outil, il faut d’abord considérer le nombre de lignes qu’il doit contenir. Il faut s’assurer que la longueur et le nombre de lignes soient adéquats à la taille du tampon que vous allez choisir. Gardez en mémoire que les lignes ne doivent être ni trop grandes, ni trop petites. Si le cas se présente, le cachet pourrait dépasser le document à tamponner ou vous risquez d’avoir des écritures illisibles.

Les matériaux de fabrication

C’est un critère à prendre en considération pour choisir son tampon encreur. Trois matériaux sont privilégiés selon son utilisation :

  • Le tampon en bois : il est préféré par les responsables et les patrons des entreprises pour son look élégant et épuré. Son inconvénient réside par l’utilisation d’un tampon encreur séparé.
  • Le tampon métallique : le tampon métallique n’a pas besoin d’un encreur séparé. Il possède un auto-encreur idéal pour une utilisation répétée. Il est robuste, mais quand même assez lourd pour un matériel de bureau.
  • L’auto-encreur en plastique : similaire au tampon auto-encreur métallique, il est facile et simple à actionner. Sa légèreté lui donne un avantage en plus de sa maniabilité.

En bref, vous pouvez trouver différents modèles de tampons sur le marché. À vous de savoir son utilité pour choisir celui qui vous convient.

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