La location de bureau est une option à envisager sérieusement pour limiter les investissements de départ et ainsi faire rapidement prospérer vos activités. Ce qu’il faut savoir que les bureaux ne se ressemblent pas tous et que c’est à vous de déterminer vos propres critères de sélection. Ces caractéristiques peuvent facilement être identifiées. Il vous suffit de vous poser les bonnes questions et d’y répondre avec honnêteté et objectivité.
Où louer son bureau ?
C’est une question qui concerne à la fois le type de bâtiment et l’emplacement géographique de vos futurs bureaux.
Il est donc possible de louer un bureau dans un immeuble qui regroupe exclusivement des locaux professionnels ou un centre d’affaires. Vous avez aussi la possibilité d’aménager un studio en bureaux, de vous tourner vers les espaces de coworking ou de louer un bureau au sein d’une pépinière d’entreprise. La décision sera prise en fonction de la nature de vos activités, de votre budget et de vos projets d’évolution. Une pépinière est par exemple une bonne option pour les start-ups car les coûts sont plus faibles comparés aux centres d’affaires. Si vous avez des besoins ponctuels, un espace de coworking qui se loue à l’heure ou à la journée pourrait très bien vous convenir. Dans le cas où votre affaire est déjà florissante ou si vous envisagez de louer à long terme, autant miser directement sur les immeubles et les centres d’affaires.
Concernant l’emplacement géographique, il faut veiller à la praticité. Les locaux doivent être facilement accessibles en transports en commun car vos collaborateurs ne sont pas forcément tous véhiculés. Ceux qui ont un moyen de transport privé devront avoir la possibilité de se garer sur place ou du moins, à grande proximité. Si le travail peut durer jusqu’à tard le soir, il est impératif que les bureaux se trouvent dans un quartier sécurisé et qu’il soit possible de pouvoir quitter les lieux en taxi, entre autres options. La distance avec votre propre lieu de résidence est un facteur important car il n’est pas raisonnable de devoir parcourir plusieurs de centaines de kilomètres tous les jours. Imaginez qu’il y ait une urgence au bureau. Comment feriez-vous ?
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Pour quel type de bail opter ?
Quand on parle de location, cela implique forcément la signature d’un bail. Justement, il en existe plusieurs types et il est important que vous fassiez le bon choix.
Le bail commercial est celui qui assure plus de stabilité car le contrat est signé pour une durée minimum de 9 ans. Comme son nom l’indique, c’est une option qui s’adresse principalement aux activités commerciales mais cela n’exclut pas l’artisanat. Le bail est reconduit tacitement à l’échéance, à moins qu’une partie ne manifeste sa volonté de rompre le contrat en amont. La notification s’effectue par lettre recommandée ou via un acte d’huissier qui doit parvenir à l’autre partie au moins 6 mois avant l’échéance. Il est à préciser que le locataire peut rompre le bail au bout de 3, 6 ou 9 ans tandis que le propriétaire ne peut vous donner congé qu’au bout des 9 ans réglementaires.
Vous pouvez aussi louer vos bureaux sous bail professionnel dont la durée minimale est de 6 ans. C’est une excellente option pour les professions libérales et non-commerciales. La résiliation du bail peut se faire à tout moment (en respectant un préavis de 6 mois) par le locataire ou le propriétaire et la reconduction n’est pas automatique.
Enfin, il y a le bail de courte durée. Il est signé pour un maximum de 2 ans, sans possibilité de renouvellement. En ce sens, il s’agit d’une solution qui convient particulièrement aux entreprises naissantes. Vous pourrez par exemple louer des bureaux sur 18 mois, le temps de trouver le local où vous comptez définitivement vous installer.
Vous devez de ce fait évaluer minutieusement vos besoins pour définir la durée sur laquelle vous aurez besoin de louer le bureau que vous recherchez actuellement. Cela vous aidera à définir le type de bail qui vous convient.
Quel est le montant des charges ?
Le loyer n’inclut pas systématiquement toutes les dépenses relatives à la location de bureaux. Vous devez donc vous informer à ce sujet pour vous épargner les surprises une fois installé. La réelle question à poser est donc : “qu’est-ce qui est inclus dans le loyer et que faut-il prévoir en plus ?”. A titre d’exemple, les coûts liés au ménage, la sécurité, l’entretien de l’espace extérieur et les frais de syndics sont des charges qui peuvent être exclues du loyer.
Si vous partagez des espaces avec d’autres locataires, cela engendre automatiquement des frais communs. Le fait de partager ces “extras” peut s’avérer avantageux puisque vous ne serez pas obligé de couvrir la totalité des frais.
En prenant connaissance de tous les frais dont vous serez redevable, vous aurez une meilleure visibilité sur ce que la location du bureau concerné va vous coûter.
Y’a-t-il des travaux à prévoir ?
La productivité et le confort sont deux notions indissociables. Il est de ce fait primordial que les bureaux soient parfaitement aménagés, que ce soit ou non à vos frais. Vérifiez l’isolation thermique, l’installation électrique, la plomberie, la connexion au réseau internet mais aussi la configuration de l’espace. Ce dernier point vous indiquera s’il faut créer des cloisons ou du moins, investir dans des cloisons amovibles pour offrir un espace plus intime à chaque travailleur, par exemple.
Certaines professions exigent par ailleurs une confidentialité absolue, ce qui est le cas des avocats, des professionnels de la santé, etc. Dans ces cas, les bureaux doivent bénéficier d’une excellente isolation acoustique.
Plus il y aura de travaux à prévoir, plus les coûts vont grimper. Il faut donc bien évaluer la situation avant de prendre votre décision.
Louer un bureau n’est pas une décision anodine. C’est le tremplin de l’évolution de votre société, une démarche qui vous engage sur des années. Prenez soin de vérifier que les locaux répondent à vos critères et que les coûts générés ne dépassent pas votre budget.